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Preguntas frecuentes sobre COBIPE

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No puedo fichar o tengo una incidencia; ¿qué hay que hacer?
En el caso de que puntualmente un asistente no pueda fichar, en la nueva versión (v3.0.0) hay un botón "incidente" que la persona usuaria de la aplicación (la autorizada por la entidad y que hace login en la aplicación) puede utilizar para registrar un fichaje manualmente indicando el motivo por el que no pudo fichar y la fecha y hora en la que se debió registrar el fichaje.

En cualquier otro caso o si tiene dudas, por favor, contacte con el CAU.

A continuación aclaramos en que casos se puede utilizar la funcionalidad "fichaje manual" describiendo ejemplos de las diferentes situaciones que se pueden dar:

Ejemplo: un curso con horario de 9:00 a 14:00 y un/una alumno/la tiene una cita médica y tiene que salir de 10:00 a 12:00 (el ejemplo es válido para cualquier tipo de ausencia)
¿Qué debe hacer?
Si una persona debe abandonar el curso de 10:00 a 12:00 horas por asistencia al médico, deberá registrar a través de  COBIPE (de la forma habitual, colocando el dedo en el lector) tanto la salida de las 10:00 horas como la entrada de las 12:00 horas (a mayores del registro de entrada y salida correspondiente al inicio y final de la jornada habitual), debiendo, de ser el caso, justificar dicho intervalo de ausencia con una ausencia justificada en COBIPE.

Ejemplo: un curso con horario de 9:00 a 14:00 y un/una alumno/la tiene una cita médica (o cualquier tipo de ausencia) y tiene que salir a las 12:00 y ya no le da tiempo a volver en la misma jornada
¿Qué debe hacer?
Si una persona debe abandonar el curso a las 12:00 horas y no vuelve en la misma jornada, deberá registrar a través de  COBIPE (de la forma habitual, colocando el dedo en el lector) la salida de las 12:00 horas como la entrada habitual de las 9:00, debiendo, de ser el caso, justificar dicho intervalo de ausencia con una ausencia justificada en COBIPE (de 12:00 a 14:00 en el ejemplo).

Ejemplo: un/una alumno/a se retrasa en la entrada y entra las 10:00 cuando el curso comienza a las 9:00
¿Qué debe hacer?
El/la alumno/a deberá fichar cuándo llegue, en el ejemplo a las 10:00, debiendo, de ser el caso, justificar el intervalo de ausencia (de 9:00 a 10:00 en el ejemplo) con una ausencia justificada en COBIPE. 

Ejemplo: la jornada es larga y hacemos un descanso
¿Qué debe hacer?
No se tendrá que realizar ningún fichaje de entrada y salida para el descanso

Ejemplo: intento repetidamente  leer la huella de un asistente pero COBIPE no la reconoce
¿Qué debe hacer?
Intentarlo con otro dedo (puede consultar las huellas que el asistente tiene registradas para saber qué dedos puede utilizar). Si persiste el error con los demás dedos utilice la funcionalidad de “registro manual de fichaje” para no  retrasar el curso. Si el problema ocurre con frecuencia contacte con el CAU para que podamos investigarlo.
En caso de dudas, contacte con el CAU.

Ejemplo: tengo caída a red del centro y no tengo internet por lo que no me funciona la aplicación
¿Qué debe hacer?
En casos de problemas técnicos como el descrito y para no retrasar el curso, cuando esté operativa la aplicación utilice la funcionalidad de “añadir fichajes manualmente para el grupo” para añadir un fichaje uno uno o a todos los asistentes. Con esta opción el usuario de entidad registrará con la misma hora a entrada o salida para los asistentes que seleccione. Si algún asistente entró o salió a otra hora, tiene que añadir manualmente otro fichaje con la hora correcta (a la que realmente entró o salió).

Ejemplo: sale un mensaje de error en la aplicación y no me deja realizar el fichaje
¿Qué debe hacer?
En casos de problemas técnicos (tanto del centro como de la aplicación) y para no  retrasar el curso, cuando  esté operativa la aplicación utilice la  funcionalidad de “añadir fichajes manualmente para el grupo” para añadir un fichaje a un o a todos los asistentes. Con esta opción el usuario de entidad registrará con la misma hora a entrada o salida para los asistentes que seleccione. Si algún asistente entró o salió a otra hora tiene que añadir manualmente otro fichaje con la hora correcta (a la que realmente entró o salió). Indique a número de error y la descripción en el motivo.

Ejemplo: una persona asistente olvidó fichar a la entrada o salida
¿Qué debe hacer?
El usuario de la aplicación puede utilizar la opción de “añadir fichaje manualmente” para añadir el fichaje olvidado indicando la que hora realmente entró o salió.

 

La aplicación me pide un usuario que no tengo
La nueva versión de  COBIPE (v3.0.0) precisa que los usuarios se identifiquen con el usuario/contraseña de SIFO3. Ver apartado "2.2.Login" del manual de usuario para más información.

Los usuarios que cada entidad puede autorizar para utilizar COBIPE dependerán de la propia gestión de cada entidad. Lo ideal es que una misma persona usuaria registre todos los fichajes en un mismo lector, de uno o varios grupos; de este modo se evita tener que salir y entrar en la aplicación con usuarios diferentes.

Cada usuario tiene asociados los listados de asistentes que introdujo. Cada uno de los usuarios que registre fichajes de un grupo tendrá que introducir de nuevo el listado de asistentes.

¿El personal docente tiene que fichar? Si no tienen huellas registradas en las oficinas de empleo, ¿tiene que ir a la oficina?
El artículo 16.5 de la vigente orden de AFD dice al respeto del control biométrico: "Disponer de un sistema de control biométrico para el seguimiento y control del alumnado y del personal docente, compatible con el sistema establecido por el Servicio Público de Empleo de Galicia". Y el artículo 42.9 de la vigente orden dice: "Disponer de un sistema de control biométrico para el seguimiento y control del alumnado y del personal docente".

Si el curso es de mañana y tarde, ¿es necesario fichar la entrada y salida por la mañana y la entrada y salida por la tarde o bien solo la entrada por la mañana y la salida por la tarde?
En el caso de jornada partida es necesario realizar fichajes cuatro veces al día, al inicio y al final de la jornada de mañana y al inicio y al final de la jornada de tarde. En los descansos dentro de la jornada de mañana o de la tarde no se tienen que realizar los fichajes.

Me sale el error de que no tengo permisos para el grupo, ¿qué hago?
Compruebe que el código del grupo sea correcto. Compruebe que al solicitar el alta de usuario con el que hace login en COBIPE se indicó el perfil "fichajes". En caso contrario, envíe el formulario correcto. Si lo envió correctamente debería tener permisos, por lo que se trataría de un error de la aplicación; para solucionarlo debe ponerse en contacto con Soporte de COBIPE, que abrirá una incidencia y solucionará el problema.

En cualquier caso, podrá seguir registrando los fichajes tecleando los DNI/NIE de los/as asistentes (como se indica antes, solo es necesario indicarlos una vez, ya que la aplicación los va a recordar al volver a abrir la aplicación).

¿Cómo debe ser el equipo necesario para realizar la lectura de huella dactilar?
Cada sistema lector se compone de:

  • Ordenador PC
  • Lector de huella dactilar compatible
  • Licencia de software del lector (fingerprint client)
  • Software para registrar las lecturas
  • Conexión a Internet

¿Existe algún manual de instalación?
Sí, consulte el manual de usuario en https://empregoeigualdade.xunta.gal/formacion/formacion-emprego/cobipe

Los pasos a seguir se resumen en:

  • Instalar el lector de huella dactilar con sus drivers
  • Ejecutar el instalador que proporciona la CEEI con el software de Neurotechnology
  • Activar la licencia adquirida de fingerprint client

¿Dónde se accede en la web a la aplicación?
Toda la información de la aplicación se encuentra en https://empregoeigualdade.xunta.gal/formacion/formacion-emprego/cobipe

¿Es válido realizar las lecturas con otro sistema (por ejemplo, para el fichaje de empleados/as) y más tarde remitirlas a la Consellería de Promoción de Empleo e Igualdad?
No. Este sistema es independiente y su funcionamiento es directo a través de la conexión a Internet.

¿Es necesaria una licencia fingerprint client por cada curso que se imparte?
No. Es preciso una licencia Client por cada aparato lector de huella dactilar. Cada sistema lector debe disponer de su licencia.

¿Cuántos lectores se precisan en cada local de impartición?
Es indispensable un sistema lector en cada local de impartición.

Cuando en un mismo local de impartición dan comienzo (o finalizan) simultáneamente varias AA.FF., es recomendable organizar en el tiempo a lectura de la huella del alumnado para evitar esperas. En algún caso podría ser de ayuda contar con algún sistema lector adicional para acelerar el proceso.

¿Es posible trabajar con varios lectores conectados al mismo PC?
No, cada  PC con un lector y cada lector con una licencia fingerprint client.

¿Qué marca o modelo de lector es el más recomendable?
El listado de lectores biométricos publicado en https://empregoeigualdade.xunta.gal/formacion/formacion-emprego/cobipe se corresponde con el que se anuncia como compatible con el software de  Neurotechnology necesario para este sistema.

Los proveedores de sistemas son quienes pueden aclarar cuestiones de este tipo en base a su experiencia y buscar una buena relación calidad/precio.

Las pruebas en la Xunta de Galicia fueron realizadas en base al Crossmatch LC300.

¿Se pueden organizar los/as alumnos/as por grupo o curso en el sistema?
El sistema actual se utiliza como parte de la gestión de las asistencias. Los/as alumnos/as de distintas AA.FF. que entren o salgan pueden registrar su presencia indistintamente sin una orden establecida.

¿Dónde se registra la información de las lecturas?
Toda la información es transmitida on line y por un canal seguro a los servidores de la Xunta de Galicia.

¿Cuál es la información más reciente sobre este sistema biométrico (COBIPE)?
La que se puede consultar en la web de la Consellería https://empregoeigualdade.xunta.gal/formacion/formacion-emprego/cobipe